Як наймати лінійний персонал: про аналітику та метрики

Лінійний найм часто схожий на щоденний потік дрібних рішень: кому передзвонити першим, кого не загубити в чаті, як встигнути узгодити вихід, поки кандидат не прийняв іншу пропозицію. І найболючіше — кандидати зникають не завжди через дефіцит як такий, а, бо шлях занадто довгий або повільний.

За даними Candidate Experience Report, 66% кандидатів зазначили, що їх рішення про прийняття пропозиції залежало саме від якості взаємодії з компанією під час найму, а 26% відмовилися від пропозицій через поганий досвід або відсутність комунікації в процесі. 

Отже, навіть коли у вас є відгуки, багато людей можуть залишити процес, не дочекавшись відповіді або не отримавши чітких сигналів від компанії. У такій ситуації найм перетворюється на нескінченну гонитву за кандидатами, а не на прогнозований, керований процес. 

Успішна стратегія найму лінійного персоналу базується на трьох китах, ну, або черепахах: чіткій воронці, дисципліні швидкості та вимірюваних метриках.

Чому лінійний найм ламається навіть у компаніях із сильним рекрутингом

Лінійні ролі (касири, комірники, оператори, кур’єри, працівники виробництва, офіціанти тощо) найчастіше закриваються на швидкості, адже кандидати подаються паралельно в кілька компаній.

І насправді проблема виникає, коли процес найму непрозорий. Вакансія ніби є, відгуки ніби приходять, але в підсумку виходів мало. 

Нам це говорить лиш про те, що компанія не бачить, на якому саме етапі відпадає більшість людей, а тому й не розуміє, що з цим робити.

Важлива ремарка про цифри: «скільки потрібно кандидатів на один найм» залежить від галузі й умов. Наприклад, CareerPlug наводить середній показник близько 180 кандидатів на один найм у 2024 році, але з великою різницею між індустріями. 

У SmartRecruiters зустрічається інший бенчмарк — близько 117 кандидатів.

А от CEO HURMA, Володимир Федак, проводячи свій експеримент (шлях кандидата на власному досвіді у сфері лінійного персоналу), зʼясував, що в середньому для одного найму лінійного персоналу в Україні потрібно 200 відгуків. Про це детально розповів у статті «Я став кандидатом під прикриттям».

Воронка лінійного найму: TOF–MOF–BOF як робоча структура

Щоб лінійний найм став прогнозованим, процес зручно розкладати на три рівні — так само як у маркетингу та продажах:

• TOF (Top of Funnel). Залучення: де формується потік кандидатів.
• MOF (Middle of Funnel). Комунікація та відбір: де кандидат або рухається далі, або зникає.
• BOF (Bottom of Funnel). Найм, вихід і перші тижні: де «дорогий» кандидат або стає працівником, або компанія втрачає інвестицію.

З даними цієї піраміди ви швидко відповісте на запитання: Що саме передивитися? Рекламу, вакансію, комунікацію чи фінальне рішення та онбординг?

TOF: як створити потік кандидатів і не переплачувати за рекламу

Щоб TOF був керований, його треба вимірювати: де показали вакансію, скільки людей перейшли, скільки подали заявку, які канали дають релевантних кандидатів.

Що працює на TOF у лінійному наймі:

1. Проактивний пошук там, де кандидати вже є. Якщо планується масовий найм, часто вигідно розподілити ролі: сорсер/маркетинг генерує потік, рекрутер закриває комунікацію та відбір.
2. Постійний набір і база кандидатів. Вакансії не вмикаються чи вимикаються раз на місяць. Навіть коли темп знижується, база наповнюється — і це стає страховкою на піках.
3. Оголошення, які читаються за хвилину. Лінійному кандидату потрібні чіткі відповіді: оплата, графік, локація, зміни, бонуси, що робити в перший день.
4. Короткий шлях заявки. Якщо заповнення заявки займає надто багато часу, частина людей просто не доходить до фінішу. У дослідженнях, на які посилається HR Dive, згадується, що заявки на роботу, розгляд яких займає понад 15 хвилин, втрачають інтерес 70% кандидатів.
5. Тестування каналів і креативів. Telegram-канали, job-портали, рефералки, локальні пабліки, TikTok, контекст — усе працює по-різному залежно від міста, ролі й умов. Тестуйте й залишайте те, що дає результат.
6. Шлях кандидату (candidate journey) як чек-лист. Корисно пройти шлях кандидата самостійно: від оголошення до першого контакту. Це швидко знаходить вузькі місця, яких не видно зсередини.

Якщо не видно, який канал дає результат, бюджет розмивається, а люди не наймаються. А нам це нецікаво, вірно?

Метрики TOF, які варто тримати на дашборді:

• джерело трафіку;
• перегляди вакансії;
• кліки/переходи;
• заявки/відгуки;
• конверсія перегляд — заявка;
• частка релевантних кандидатів;
• час першої відповіді кандидату.

Ще більше про метрики у лінійному наймі CEO HURMA, Володимир Федак розповів у вебінарі:

MOF: як не втрачати кандидатів між «відгукнувся» і «прийшов на співбесіду»

MOF — зона, де кандидати найчастіше тихенько собі зникають: не беруть слухавку, не приходять, не відповідають у месенджері. Тут вартість кандидата вже вища, бо на нього витрачено бюджет TOF і час команди.

Головна ціль MOF — перетворити потік у керований відбір, не знижуючи повагу до кандидата і не втрачаючи темп.

Що входить у MOF у лінійному наймі:

1. Перший контакт (дзвінок/месенджер) зі зрозумілим скриптом і короткими питаннями.
2. Швидкий скринінг: базові вимоги (графік, зміни, документи, локація, досвід/готовність навчатися).
3. Анкетування або фільтрація (ручна або автоматизована).
4. Перевірки за політикою компанії (служба безпеки, медогляд, документи) — якщо це потрібно саме для цієї ролі.
5. Запис на співбесіду/вихід з підтвердженням і нагадуванням.

Метрики MOF, які показують реальну ефективність:

• середній час від заявки до першого контакту;
• конверсія TOF — MOF;
• середній час проходження етапу MOF;
• drop-off rate після першого контакту;
• якість кандидата (скоринг).

BOF: як довести кандидата до виходу і знизити «неявки» та ранні звільнення

BOF — фінішна пряма і тут людина вже дуже «дорога»: витрачено бюджет на залучення, час рекрутера, час менеджера.

Що найбільше впливає на результат у BOF:

1. Швидкість рішення. Для лінійних ролей зволікання часто коштує кандидата: люди не чекають кілька днів, вони виходять туди, де все швидше.
2. Простий офер з умовами. Шаблон із зарплатою, графіком, адресою, датою старту, документами — без зайвої бюрократії.
3. Комунікація до виходу. Нагадування куди прийти, до кого звернутися, що мати з собою — помітно знижує неявки.
4. План першого дня. Дрібниці на кшталт «де роздягальня» чи «хто зустріне» у лінійних командах впливають сильніше, ніж здається.
5. Перші два тижні як зона ризику. Потрібен мінімальний супровід, щоб не втратити людину на старті.

Метрики BOF, які варто рахувати:

• time to offer — час від рішення до відправлення оферу;
• time to start — час від оферу до фактичного виходу;
• відсоток виходу на роботу;
• раннє утримання (скільки залишаються після одного місяця / двох місяців).

Як використовувати дані воронки: не просто збирати цифри, а керувати даними

Цифри мають працювати як навігатор. Тому корисно домовитися всередині команди: які рішення ухвалюються на основі яких метрик:

1. Дивіться воронку цілком, а не фрагментами. Якщо TOF дає багато кандидатів, але MOF не встигає — конверсія падає, а бюджет згорає.
2. Розбивайте воронку за джерелами. Один канал може давати багато відгуків і нуль виходів, інший — менше, але з кращою якістю. Це видно тільки в розрізі джерел.
3. Знижуйте drop-off швидкістю та фолоу-апом. Затримки в комунікації знижують сприйняття справедливості й інтерес кандидатів.
4. Тестуйте вакансії як маркетинговий актив. Заголовок, перші рядки, умови, чіткий заклик до дії е впливає на «перегляд — заявка — релевантність».
5. Рахуйте по менеджерах/командах. Єдині скрипти, стандарти комунікації, швидкість відповіді, якість дзвінків. Використовуйте AI-аналіз розмов, щоб виявляти прогалини (психологічний контакт, робота із запереченнями, «слова-паразити») і підвищувати конверсію.

Як автоматизувати аналітику та процес лінійного найму в HURMA

У HURMA аналітика побудована не тільки для звітності, а й для ухвалення рішень.

Система автоматично фіксує всі ключові метрики й одразу виводить їх у звіти й діаграми. Отже, ви отримуєте повну воронку по кожній вакансії — без копіпасту. Бачите конверсії по кожному джерелу і знаєте, чому кандидати відмовляються — не здогадуєтесь, а маєте дані.

HURMA — не просто ATS, це інструмент, який дає вам аналітику по найму прямо в момент, коли вона потрібна:

1. Воронка по кожній вакансії — бачимо конверсію між етапами, прогнозуємо результат і вчасно реагуємо, якщо десь просідає.
2. Конверсія по джерелах — знаємо, які канали спрацьовують, а які просто витрачають гроші.
3. Причини відмов — покращуємо досвід кандидата, а не втрачаємо їх на пів шляху.
4. Інтеграції з телефонією, job-порталами, чат-ботами — не перемикаємося між 10 інструментами, а наймаємо з одного вікна.

Найм — це математика. І коли у вас є цифри, ви бачите, де саме варто докрутити процес, щоб отримати результат. Це і є масштабування.

Що ж ми маємо?

Рахуйте. Дивіться, де губите. Робіть краще. І так щодня 🙂

А HURMA допоможе структурувати процес, порахувати кожну дію і збудувати систему, яка масштабно працює – навіть на найгарячішому ринку.

Хочете подивитися, як це спрацює у вашому бізнесі? — Замовте безплатне демо, розкажемо простими словами та разом знайдемо рішення, яке спрацює саме для вас.